مذاکره: قسمت سوم
موانع مذاکره و پیش‌نیازهای آن - مهارت مهم نرم و شناختی
در قسمت اول بحث مذاکره با عنوان «خیانت به مذاکره» با تعریفی از مذاکره آغاز کردم و به نقش سایر مهارت‌های شناختی در آن اشاراتی داشتم. در قسمت دوم با عنوان «انواع و مراحل مذاکره» در شماره قبل مجله، نگاهی داشتم به مذاکره توزیعی و مذاکره تلفیقی و نیز مراحل هفت‌گانه مذاکره.
در این قسمت، به این موضوع می‌پردازم که پیش از شروع مذاکره چه مواردی را باید در نظر داشته باشیم و با عواملی که ممکن است باعث موفقیت یک مذاکره شوند و یا در کار مذاکره موفق خلل وارد کند آشنا شویم. این کار کمک می‌کند که مذاکره ما نه تنها هدفمند و حساب‌شده باشد، بلکه باعث جلوگیری از غافلگیری ما در حین مذاکره خواهد شد.

ثبثبثب.gif

مبحث مراحل مذاکره و انواع آن را به ترتیب بخوانید:

موانع مذاکره و پیش‌نیازهای آن 

 از جمله مواردی که باید پیش از مذاکره در نظر داشته باشید عبارتند از:

  •  هدف شما از مذاکره چیست؟ با پایان مذاکره مایل هستید چه دستاوردهایی داشته باشید؟ آیا پس از رسیدن به هدف اصلی خود مذاکره را پایان‌یافته تلقی می‌کنید یا همچنان مایل هستید برای رسیدن به سطوح دیگری از توافق و یا اهداف جانبی مذاکره را ادامه دهید؟
  •  فکر می‌کنید که طرف مذاکره در قبال دریافت امتیازاتی، حاضر است امتیازاتی به شما بدهد که شما به هدفتان برسید؟
  •  باید از پیش مشخص کنید که در کدام موارد می‌توانید امتیاز بدهید و یا سازش کنید در کدام موارد به هیچ وجه نمی‌توانید سازش کنید.
  •  همه موضوعات از جانب دو طرف قابل مذاکره است حتی روند مذاکره. این که مذاکره در چه زمان و چه مکانی و یا چه شرایطی انجام شود هم قابل مذاکره و توافق است.
  •  اگر طرف مذاکره از تاکتیک‌هایی مانند احساسی کردن جریان مذاکره استفاده کند برخورد شما چگونه خواهد بود. 
  •  در همه حال فراموش نکنید که مذاکره حداقل دو طرف دارد. یعنی آن که فقط شما و نیازهای و خواسته‌های شما مطرح نیست. طرف یا طرف‌های دیگری هم در مذاکره هستند که به همان اندازه شما و یا حتی بیشتر مشتاق رسیدن به خواسته‌ها و نیازهایشان هستند. بنابراین اگر زیاد با خواسته‌های خود مشغول شوید و به خواسته‌های طرف مقابل توجه نکنید، آ‌ن‌وقت از توافق و یا برد واقعی هم خبری نخواهد بود.

بتنا خود را مشخص کنید... 

همیشه جریان مذاکره آن طور که ما تصور می‌کنیم پیش نمی‌رود. گاه لازم است که توافقی را که با صرف وقت بسیار به آن رسیده‌ایم تغییر دهیم و در مورد شرایط جدید مذاکره کنیم. گاه لازم است در استراتژی‌های‌مان تغییراتی بدهیم. نکته مهم این است که آیا ما اساساً به راه حل‌های جایگزین فکر کرده‌ایم؟ اینجاست که مفهوم بتنا یا بهترین گزینه جایگزین برای توافق در مذاکره(Best Alternative To a Negotiated Agreement) مطرح می‌شود. بتنا را می‌توان بهترین و مفیدترین جایگزین یک طرف مذاکره دانست در صورتی که مذاکره به بن‌بست برسد و یا شکست بخورد. داشتن یک طرح جایگزین باعث می‌شود که نه تنها تحت فشار حریف برای دادن امتیازِ بیش از حد قرار نگیرید، بلکه در طول مذاکره از اعتماد به نفس بالایی برخوردار باشید. اجازه بدهید با مثالی مفهوم بتنا را توضیح بدهم. فرض کنید شما یک هفته فرصت دارید که خانه اجاره‌ای فعلی خود را تحویل دهید و خانه‌ دیگری اجاره کنید. در میان آگهی‌های یکی از سایت‌های اجاره خانه، موردی را می‌یابید که با شرایط شما منطبق است. از طریق بنگاه املاک هماهنگ می‌کنید و از خانه بازدید می‌کنید؛ تقریبا همه چیز به نظر شما مناسب می‌آید. در روز عقد قرارداد صاحبخانه می‌گوید که طی یکی دو روز اخیر شرایط جدیدی برایش پیش آمده و مجبور است که مبلغ ودیعه پیش را 20 درصد بالاتر ببرد. این رقم اضافی فشار زیادی را به شما وارد می‌کند. از طرفی چیزی به پایان فرصت یک هفته‌ای برای تحویل دادن خانه فعلی نمانده است. در چنین شرایطی، اگر از پیش به فکر جایگزینی برای این معامله نبودید، می‌بایست درصد اضافه را قبول کنید و متحمل ضرر شوید. اما اگر از قبل دو یا سه مورد مشابه را بررسی و حتی بازدید کرده بودید و یکی را به عنوان گزینه جایگزین انتخاب کرده بودید، امروز دیگر در مورد اضافه‌خواهی مالک، آسیب‌پذیر نبودید. به این گزینه جایگزین بتنا می‌گویند. 

بدیهی است این یک مثال است و در شرایط کاری موارد بسیاری پیش می‌آید که باید به فکر گزینه‌های جایگزین باشید. بسنده کردن تنها به یک زنجیره تامین و نداشتن جایگزین می‌تواند ضررهای گاه جبران‌ناپذیری به شرکت‌ها وارد کند. همینطور است نداشتن آلترناتیو برای افراد کلیدی موسسه. داشتن بتنا در اغلب جنبه‌های زندگی، از انتخاب رشته تحصیلی تا مذاکره شغلی، از استراتژی‌های درمانی تا خرید یک آپارتمان رویکردی مبتنی بر دوراندیشی و تفکر است.

معمولا باید قبل از شروع مذاکره و یا در ابتدای آن به گزینه‌های جایگزین فکر کنید و بتنای خود را مشخص کنید چرا که داشتن چنین جایگزینی می‌تواند در تمام تصمیم‌گیری‌های اساسی شما تاثیر بگذارد. البته حفظ تعادل در برخورد با بحث گزینه‌های جایگزن بسیار مهم است و اشتغال ذهنی بیش از حد یک مذاکره‌کننده یا مدیر با انتخاب بتنا ممکن است که مشکلاتی برای او یا شرکت پدید آورد که باعث می‌شود که تصویر او به عنوان یک شخص یا مدیر ثابت‌قدم خدشه‌دار شود و یا باعث دلسردی و بی‌تفاوتی کارکنان شرکت شود.

خطوط قرمز خود را مشخص کنید...

خطوط قرمز یعنی حداقل خواسته‌های ما که انتظار داریم و سقف امتیازاتی که حاضریم برای رسیدن به آن‌ها در مذاکره بدهیم. به عنوان مثال هنگامی که قصد خرید خودرویی را دارید باید هم برای خود و هم برای فروشنده مشخص کنید که اتومبیل مورد نظر شما حداقل چه امکاناتی باید داشته باشد و شما حداکثر چقدر برای چنین اتومبیلی حاضرید هزینه کنید. اگر این کار را نکنید در عمل ممکن است جریان مذاکره و امتیازات جانبی که برای خودروی خاصی شمرده می‌شود شما را به سمتی بکشاند که بسیار بیشتر از مبلغ مورد نظرتان خرید کنید. این اتفاق در خریدهای روزانه نیز به دفعات می‌افتد. پس بهتر است همان ابتدای مذاکره مشخص کنیم که حد و حدود و خطوط قرمزمان کجاست.

حال و آینده مهم‌تر از گذشته است...

برای بسیاری از ما پیش آمده است که به دلیل این که مدت زمانی را صرف یک رابطه یا پروژه کرده‌ایم، با وجودی که می دانیم دیگر ادامه آن سودمند نیست، اما حاضر به کنار گذاشتن آن نیستیم چرا که معتقدیم بخشی از عمرمان را صرف آن کرده‌ایم. واضح است که ادامه دادن رابطه یا پروژه‌ای که دیگر کار نمی‌کند، باعث می‌شود بخش دیگری از عمرمان را باز هم صرف آن کنیم و در یک چرخه معیوب گرفتار شویم. این که جلسات زیادی با یک شخص یا شرکت به مذاکره نشسته‌ایم و نتیجه خاصی هم نگرفته‌ایم نباید باعث شود که فکر کنیم ما زمان زیادی را برای این کار صرف کرده‌ایم و می ارزد که مقداری دیگر هم زمان بگذاریم. این زمان جدید هم احتمالا مانند زمان‌های قبلی به هدر خواهد رفت.

ما تنها موجود کائنات نیستیم...

مدتی پیش، سر چهار راهی، شخصی با خودروی خود با شدت قابل توجهی به اتومبیل من کوبید. او به شکل واضحی مقصر بود و پلیس هم این را اعلام کرد. نکته جالب در این ماجرا برخورد شخص مقصر با من بود. چه در مذاکرات حضوری و به ویژه در مذاکرات تلفنی، گویی تنها آدم روی زمین است و دیگران تنها برای این آفریده شده‌اند که به حرف‌های او گوش کنند. تمام مدت مکالمه، رگبار حرف‌هایش را پشت سر هم و بدون وقفه‌ای به سوی من پرتاب می‌کرد و کم‌ترین فرصتی برای شنیدن حرف‌های من اختصاص نمی‌داد . ماجرا به حدی آزاردهنده بود که از خانواده‌اش خواستم شخص دیگری را برای ادامه مذاکره تعیین کنند. متاسفانه این توهم برای بسیاری از ما به وجود آمده است که ما حرف‌های خوبی می‌زنیم و خوب هم حرف می‌زنیم و دیگران از شنیدن حرف‌های ما واقعا لذت می‌برند! اما این عادت چیزی جز یک خودخواهی کودکانه نیست و تنها کارکرد آن خراب کردن هر گونه رابطه یا مذاکره‌ای است. حرف زدن زیاد معمولا حکایت از نوعی اضطراب و وسواس دارد و در واقع شخص تلاش می‌کند که با حرف زدن مداوم نه تنها با اضطراب خود روبرو نشود بلکه سعی می‌کند که آن را از دیده دیگران نیز پنهان کند. در حالی که آن‌چه که باعث شکل‌گیری یک ارتباط و در نهایت مذاکره سودمند می‌شود هنر گوش دادن فعال است. هنری که متاسفانه تعداد اندکی از مردم به آن مجهز هستند و به همان اندازه مهم و به همان اندازه کم‌یاب، هنر پرسیدن سوال است. وقتی بخواهیم از کسی درباره اهداف یا کارهایش سوالی بپرسیم باید دقیق شویم و متمرکز تا بتوانیم سوالی مرتبط بپرسیم. این دقت باعث می‌شود که طرف مقابل را بهتر بشناسیم. سوال کردن بخش مهمی از فرآیند فهمیدن است و نشان می‌دهد که من برای دانستن در مورد تو و علایق و منافع تو ارزش و اهمیت قائل هستم.

منافع به جای مواضع...

یکی از موضوعاتی که در بسیاری از متون مربوط به مذاکره آمده است بحث تفکیک منافع از مواضع است. منافع به طور کلی همه آن چیزهایی هستند که ما برای رسیدن به آن‌ها وارد مذاکره می‌شویم؛ به عبارتی، تمام مزایایی که برای خود قائل هستیم. اما مواضع مجموعه استراتژی‌ها، تصمیمات و اعمالی است که برای رسیدن به منافع اتخاذ می‌کنیم یا انجام می‌دهیم. وقتی اتومبیلی می‌خریم منافع ما، داشتن و استفاده از یک وسیله حمل و نقل و تردد ایمن، راحت و سریع است. البته منافع پنهان‌تری مانند منزلت اجتماعی هم ممکن است برای برخی در میان باشد. اما مجموعه کارهایی که انجام می‌دهیم تا از این منافع استفاده کنیم، مانند این که من حاضرم این اتومبیل را به صورت نقد و اقساط بخرم، یا چک‌های من سه ماهه خواهد بود و مواردی از این دست را می‌توان مواضع ما در نظر گرفت.

اما، چرا اغلب گفته می‌شود که به منافع باید تاکید شود نه مواضع؟ دلیل آن این است که آن چه که ما به دنبال آن هستیم منافع است و اگر هم تغییراتی در مواضع خود پدید می‌آوریم برای این است که به منافع یا حداکثر منافع برسیم. در عین حال، تاکید بر منافع در مذاکره به این نکته اشاره دارد که بتوانیم علی‌رغم مواضع طرف مقابل، بتوانیم منافع او را حدس بزنیم یا بفهمیم؛ چرا که موضوع مهم برای او نیز منافع است نه مواضع. به همین دلیل است که توصیه می‌شود که در بیان مواضع خود به گونه‌ای سخت و صلب عمل نکنیم که اگر منافع ما ایجاب کرد نتوانیم مواضع خود را تغییر دهیم. بلکه با بیان منعطفانه مواضع خود می‌توانیم منافع خود را در قالب‌های مختلف تعقیب کنیم. در عین حال با درک درست منافع طرف مذاکره، تنها به مواضع و اظهارات او و یا نحوه بیان آن‌ها توجه نمی‌کنیم بلکه می‌دانیم با این مواضع قصد رسیدن به کدام منافع را دارد.

برای مطالعه سایر قسمت های مجموعه مهارت های نرم اینجا کلیک کنید.

ماهنامه شبکه را از کجا تهیه کنیم؟
ماهنامه شبکه را می‌توانید از کتابخانه‌های عمومی سراسر کشور و نیز از دکه‌های روزنامه‌فروشی تهیه نمائید.

ثبت اشتراک نسخه کاغذی ماهنامه شبکه     
ثبت اشتراک نسخه آنلاین

 

کتاب الکترونیک +Network راهنمای شبکه‌ها

  • برای دانلود تنها کتاب کامل ترجمه فارسی +Network  اینجا  کلیک کنید.

کتاب الکترونیک دوره مقدماتی آموزش پایتون

  • اگر قصد یادگیری برنامه‌نویسی را دارید ولی هیچ پیش‌زمینه‌ای ندارید اینجا کلیک کنید.

ایسوس

نظر شما چیست؟