چگونه باید از دورکاری 80 درصد کارمندان سازمان پشتیبانی کرد؟

اولین گام این است که چالش‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل هضم‌تر تقسیم‌بندی کرده و به سه نکته زیر دقت کنید:

•  محیط‌های فیزیکی خانگی که کاربران در اختیار دارند.
•  فرهنگ محیطی حاکم بر شرکت شما.
•  مشکلات و مسائل فنی پنهان

آیا محیط فیزیکی خانه شرایط لازم برای دورکاری را دارد؟

کارمندانی که مجبور هستند در خانه (یا جایی غیر از شرکت) کار کنند باید به چند موضوع مهم دقت کنند. در ابتدایی‌ترین سطح، آیا یک محیط کار مناسب در دسترس است؟ اغلب افرادی که در خانه کار می‌کنند وظایف خود را با یک لپ‌تاپ و نشسته روی مبل و تخت خواب انجام می‌دهند. چنین شرایطی برای ساعات کم قابل قبول است، اما خیلی از کاربران باید پنج روز در هفته و روزی هشت ساعت کار کنند و نشستن روی یک کاناپه و بغل گرفتن یک لپ‌تاپ نمی‌تواند جواب‌گوی این تعداد ساعت کار باشد. همچنین این موضوع را مدنظر داشته باشید که همه یک اتاق اختصاصی و ساکت برای کار در اختیار ندارند، به ویژه وقتی قرار است سایر اعضای خانواده به دلیل این همه‌گیری در خانه و کنار یکدیگر باشند. فراهم کردن شرایط مناسب و ایده‌آل برای کار در خانه کار چندان راحتی نیست و به عنوان مسئول انجام این کار باید واقع‌بینانه به شرایط نگاه کنید.

فرهنگ حاکم بر محیط کار را چگونه مدیریت می‌کنید؟

کار در خانه برای همه قابل انجام نیست. روحیه بسیاری از افراد به گونه‌ای است که باید با مردم سروکار داشته باشند و چنین چیزی در خانه امکان‌پذیر نیست. با این حال، در زمان شیوع یک بیماری همه‌گیر حق انتخابی وجود ندارد. بنابراین چگونه می‌خواهید به این حس انزوا کمک کنید؟ یکی از روش‌های توصیه شده این است که در زمان برگزاری کنفرانس از راه دور به جای استفاده از تصویر تنها از صدا از یک وبکم استفاده کنید، با این‌حال باید شرایط کارمندان را هم در نظر گرفت. خیلی از مردم روی حریم خصوصی خود حساس هستند و تمایلی به نشستن روبروی دوربين ندارند. بنابراین باید این اعتماد را در کارمندان ایجاد کنید که شرایط امنیتی و فنی کنفرانس‌های راه دور هرگز حريم خصوصی آن‌ها را به خطر نخواهد انداخت.

چه مسائل و مشکلات فنی وجود دارد؟

باید بدانید آیا کاربرانی که قرار است ناگهان از خانه خود کار کنند قبلا سابقه انجام این روش کاری را داشته‌اند؟ واکاوی این موضوع به شما کمک می‌کند بدانید آن‌ها چقدر به پشتیبانی نیاز دارند. سوالاتی که باید در نظر گرفته شود شامل موارد زیر است:

•  آیا کاربر باید کامپیوتر محل کار خود را به خانه ببرد یا می‌تواند از کامپیوتر خانه استفاده کند؟
•  اگر آن‌ها در خانه کامپیوتر ندارند، این امکان وجود دارد تا کامپیوتری برای آن‌ها خریداری کرد یا کامپیوتر شرکت را در اختیار آن‌ها قرار داد. امکان انجام کارها از طریق گوشی هوشمند امکان‌پذیر است؟
•  آیا کاربران باید اپلیکیشن‌های مورد نیاز را به صورت محلی اجرا کنند یا شما از راهکارهای موجود VDI/RDS/DaaS در محل استفاده می‌کنید؟
•  آیا کامپیوتر آن‌ها قادر به اجرای اپلیکیشن‌های مورد نیاز هست؟
•  اگر نیاز است کاربر کامپیوتر خانگی خود را به محیط شرکت متصل کند، آیا مسائل امنیتی و مجوز دسترسی لازم برای این کار در نظر گرفته شده است؟
•  از آن‌جایی که در چنین شرایطی همه مشغول استفاده از پهنای باند اینترنت هستند، آیا اتصال اینترنت کاربر جوابگوی نياز است؟

همچنین وقتی قرار باشد به جای 10% کارمندان 80% آن‌ها دورکاری انجام دهند باید به مسائل فنی داخل محیط کسب و کار دقت کنید. به‌طور مثال،

•  آیا شبکه خصوصی مجازی می‌تواند ظرفیت اضافی برای پشتیبانی از این تعداد کاربر راه دور را فراهم کند؟
•  حتا با وجود فراهم بودن شرایط سخت‌افزاری شبکه خصوصی، آیا پهنای باند لازم برای پشتیبانی از این تعداد اتصال وجود دارد؟
•  اگر از پلتفرم VDI/RDS/DaaS استفاده می‌کنید، آیا می‌تواند از تمام کاربرانی که حالا قرار است از خانه متصل شوند پشتیبانی کند و همچنین پهنای باند لازم وجود دارد؟

باید این اعتماد را در کارمندان ایجاد کنید که شرایط امنیتی و فنی کنفرانس‌های راه دور هرگز حريم خصوصی آن‌ها را به خطر نخواهد انداخت.

پشتیبانی از مسائل فنی 

آخرین مسئله فنی که باید به بررسی آن بپردازید وضعیت پشتیبانی است. تمام کاربرانی که ناگهان قرار است از خانه کار کنند به‌دلیل تازه بودن یا متفاوت بودن شرایط به پشتیبانی بیشتری نیاز دارند و این پشتیبانی باید از راه دور انجام شود. بنابراین باید نکات زیر را مدنظر قرار دهید: 

•  اگر کاربران قبل از اتصال به شبکه یا نصب یک اپلیکیشن به به‌روزرسانی یا وصله سیستم خود نیاز داشته باشند، آیا ظرفیت این پشتیبانی را دارید؟
•  آیا سرویس راهنمای شما ظرفیت افزایش حجم تماس را دارد؟
•  کارمندان سرویس راهنمای شما قرار است از کجا کار کنند؟ فراموش نکنید که یک همه‌گیری رخ داده، بنابراین کارمندان سایر سازمان‌ها نیز در وضعیت دورکاری قرار دارند. آیا شما توانایی انتقال تماس‌ها به خانه کارمندان سرویس راهنما و خدمات پشتیبانی را دارید؟ آیا ابزارهای لازم برای انجام این‌کار را دارید؟

موضوعات زیادی وجود دارد که باید ابتدا در مورد آن‌ها تفکر کنید. بعد از فکر کردن به همه این موارد، می‌توانید اقدام به نوشتن برنامه تجاری کنید. 

آغاز برنامه‌ریزی 

وقتی قرار باشد برای رویارویی با افزایش عظیم تعداد کارمندانی که دورکاری انجام می‌دهند برنامه‌ریزی کنید، شش جنبه مختلف وجود دارد که باید به آن‌ها رسیدگی شود:

•  فناوری کاربر نهایی 
•  زیرساخت اصلی 
•  شبکه لبه 
•  امنیت 
•  فرآیند تصمیم‌گیری و تاثیرات آن
•  استراتژی ارتباطی

اجازه دهید در ادامه نگاهی به جزئیات هر یک از این موارد داشته باشیم.

فناوری کاربر نهایی 

از آن‌جایی که باید به وضعیت ده‌ها، صدها یا هزاران کارمند رسیدگی کنید که ناگهان قرار است در خانه کار کنند، تنها راه موثر این است که شروع به گروه‌بندی کارمندان مختلف کنید. هر شرکتی استراتژی خاص خود را دارد، اما در ادامه به نمونه‌هایی از چگونگی تقسیم‌بندی کاربران اشاره می‌کنیم.

•  افرادی که از قبل دورکاری می‌کردند. با این فرض که آن‌ها با شرایط جدید مشکلی ندارند، شما می‌توانید از آن‌ها برای کمک به کاربران دورکار جدید استفاده کنید.
•  کاربرانی که هرگز از خانه کار نکرده بودند، اما تجهيزات لازم برای دورکاری مثل لپ‌تاپ را دارند. این گروه هم احتمالا مشکلی نخواهند داشت، زیرا می‌توانند لپ‌تاپ شرکتی خود را به خانه برده و بدون نیاز به پیکربندی مجدد از آن استفاده کنند.
•  کاربرانی که هرگز از خانه کار نکرده بودند و تجهيزات لازم برای دورکاری را ندارند. در اینجا باید تصمیم بگیرید که چگونه باید تجهيزات دورکاری مثل لپ‌تاپ پیکربندی شده و آماده را برای دورکاری در اختیار آن‌ها قرار دهید.
•  کاربرانی که شغل آن‌ها (مثل پذیرش، سرایدارن، رانندگان و غیره) قابل انجام از خانه نیست. بخش فناوری اطلاعات سازمان نمی‌تواند کاری برای این گروه انجام دهد، اما مدیران رده بالا باید در مورد نحوه پرداخت دستمزد به این گروه تصمیم‌گیری کنند.
•  کاربرانی که با وجود همه‌گیری باز هم باید در محل کار خود حاضر باشند (پزشکان، برخی پرسنل فناوری اطلاعات و نظاير این). بخش فناوری اطلاعات سازمان برای این گروه نیز نمی‌تواند کاری انجام دهد.

بعد از این‌که پرسنل را طبقه‌بندی کردید، باید در مورد این‌که از چه راهکارهای فناوری می‌توانید برای آن‌ها استفاده کنید تصمیم بگیرید. به‌طور مثال، این کارمندان به چه نوع سطح دسترسی از راه دور نیاز دارند؟ چه اپلیکیشن‌هایی باید در اختیار آن‌ها گذاشت و می‌توانند مستقیما به اپلیکیشن‌های SaaS مشخصی متصل شوند؟

زیرساخت‌های اصلی

دومین بخش از برنامه‌ریزی که باید در دوران همه‌گیری به آن توجه کنید زیرساخت‌های اصلی است که شامل سرورها، شبکه، مراکز داده، اپلیکیشن‌ها و غیره می‌شود. اول از همه ببینید چه ابزارهایی در اختیار دارید که برای دورکاری مناسب است. ابزارهایی مثل VDI, RDS, DaaS, Zoom, WebEx, Slack, Office 365,
Dropbox و نمونه‌های مشابه مفید هستند. همچنین، باید به ظرفیت حال حاضر (هم ظرفیت مجاز و هم منابع فنی) خود نگاه کنید و ببینید آیا برای پشتیبانی از این تعداد کاربر راه دور کفایت می‌کند.

شبکه لبه 

مهم‌ترین موضوعی که بعد از اضافه شدن این حجم از کارمندان دورکار باید به آن توجه کنید این است که آیا زیرساخت لبه شما (اتصالات شبکه، شبکه‌های خصوصی مجازی، گیت‌وی‌ها و غیره) می‌تواند هم از این کاربران اضافی پشتیبانی کرده و هم الگوهای مصرف و نوع ترافیک‌ها را تغییر دهد. اگر از سیستم‌های لبه نرم‌افزاری یا مبتنی بر لبه استفاده می‌کنید، ممکن است بتوانيد برخی ظرفیت‌ها را از سایر سخت‌افزارهای موجود تامین کنید تا دستگاه‌های لبه تقویت شوند. با این حال، ممکن است با مشکلات پهنای باند مواجه شوید و نیاز به هماهنگی با خدمات‌دهنده پیدا کنید. 

ملاحظات امنیتی 

شکی نیست که در زمان برنامه‌ریزی برای افزایش سریع و گسترده تعداد کارمندانی که قرار است از راه دور کار کنند با تصمیمات دشواری در زمینه امنیت اطلاعات مواجه می‌شوید. برای نمونه، ممکن است مجبور شوید برخی استانداردهای امنیتی و ضوابط سخت‌گیرانه سطوح دسترسی را نادیده بگیرید تا همه کاربران بتوانند از دستگاه‌های خود برای دورکاری استفاده کنند. به‌طور مثال، اگر برای اتصال از راه دور به سرورهای سازمانی خود ضوابط سخت‌گیرانه‌ای را اتخاذ کرده بودید، شاید لازم باشد با انتقال محتوای مورد نیاز کاربران به یک سرور جداگانه و اعطای مجوز دسترسی ساده‌تر، علاوه بر جداسازی و حفاظت از اطلاعات محرمانه سازمان امکان دسترسی به محتوای ضروری را برای کارمندان راه دور فراهم کنید.

فرآیند تصمیم‌گیری و تاثیرات آن

نکته دیگری که مردم در زمان شرایط بحرانی به آن فکر نمی‌کنند این است که تصمیماتی که در لحظات حساس اتخاذ می‌کنید ممکن است برای سال‌ها روی کسب‌وکارتان تاثیرگذار باشد. در مواقع بحرانی معمولا نیاز است که یک کار صرف‌نظر از نحوه انجام آن هر چه سریع‌تر انجام شود. چنین دیدگاهی ایده‌آل و قابل توجیه است، اما وقتی بحران خاتمه پیدا کرد چه می‌شود؟ آیا محصولی كه شتاب‌زده انتخاب شده استاندارد جدید سازمان برای پنج سال آینده خواهد بود؟ سرانجام اتخاذ تصمیمات عجولانه همیشه هم بد نیستند. شاید سال‌ها قبل تصمیم گرفته بودید سیستم PCLM قدیمی‌ را با یک پلتفرم مدیریت مدرن مبتنی بر ابر جایگزین کنید، اما موفق به انجام آن نشده بودید و حالا در چنین شرایطی لازم است که این تغییر را اعمال کنید. چنين تصمیماتی می‌تواند یک شمشیر دو لبه باشد، زیرا یک همه‌گیری می‌تواند جنبه‌های منفی و مثبتی داشته باشد. این شما هستید که باید در تصمیم گیری‌های خود نهایت دقت را به خرج دهید.

ارتباطات 

آخرین موضوعی که باید در مورد آن فکر کنید استراتژی ارتباطی است که شامل ارتباط شرکت با مشتريان، کارمندان و شرکای تجاری است. برقراری و حفظ ارتباط صحیح با مشتريان و کارمندان یکی از ارکان اصلی موفقیت هر کسب‌وکاری است که باید به آن توجه ویژه داشت. شاید در ابتدا به نظر برسد که این موضوع هیچ ارتباطی با بخش فناوری اطلاعات ندارد. با این‌حال، این روزها فعالیت هر شرکتی به فعالیت فناوری اطلاعات آن متکی است. به ویژه در این شرایط بحرانی بخش فناوری اطلاعات است که مشخص می‌کند در زمان دورکاری کارمندان یک شرکت چگونه باید به فعالیت خود ادامه دهد. آمادگی این مسئله را داشته باشید تا درباره تداوم برنامه‌های عملیاتی خود گفت‌وگو کنید و توضیح دهید که چگونه قرار است منابع را برای پشتیبانی از کارمندان و مشتريان خود در هر مکانی که هستند بازنگری کنید.
نکته دیگر این است که باید شرایطی را فراهم کنید تا مدیران عالی رتبه بخش فناوری اطلاعات بتوانند به راحتی با مدیران ارشد سایر بخش‌ها ارتباط برقرار کرده و در صورت لزوم جلسات آنلاین برگزار کنند.