11 راهکار برای تغییر عادت‌های مدیریت ایمیل‌ها

مطالعات دانشگاه لندن نشان می‎دهد که ضریب هوشی کسانی که به طور مداوم ایمیل‎هایشان را چک می‎کنند، ممکن است تا 10 واحد (کمی‎ بیشتر از اثرات کشیدن سیگار) کاهش پیدا کند. نه تنها این، بعضی از برآوردهای تجاری نشان می‎دهد صندوق پیام‎هایی که با انبوهی از ایمیل‌های غیرضروری انباشته می‎شوند، می‎تواند تا 650 میلیارد دلار خسارت به بار آورد. حالا راه‌حل جلوگیری از این هدر رفتن وقت، پول و توانایی مغز چیست؟ در ادامه 11 راهکار برای به دست گرفتن کنترل این اوضاع نابه‎سامان را بررسی خواهیم کرد.

1. میانبر بزنید

برای خود الگوهای پاسخگویی بنويسید که بتواند برای ساده‎تر کردن فرآيند جواب دادن به ایمیل‌ها به راحتی قابل به‎روزرسانی باشد. برای مثال، گوگل لبز حتی یک گزینه به نام Canned Responses را در اختیار شما قرار می‎دهد تا پاسخ‌های از قبل آماده شده مناسب کار خود را ایجاد کنید. به این فکر کنید که وقتی در حال جواب دادن به یک ایمیل هستید، آیا افراد دیگری هم هستند که همین سوال یا درخواست را دوباره تکرار کنند. اگر پاسخ مثبت است یک الگوی پاسخ واحد برای جواب دادن به همه آنها بسازید. بعضی از خبرگان بهره‎وری حتی این الگوها را به عنوان امضای خود ذخیره می‎کنند تا بتوانند در همه جا از دفتر کار تا حرکت در جاده به آن دسترسی داشته باشند.

2. عناوین بهتری برای نوار موضوع ایمیل انتخاب کنید

یک فعل یا عبارت به موضوع ایمیل خود اضافه کنید (مثل تایید، بحث، مرور) تا گیرنده پیام شما بتواند بهتر از محتوای ایمیل دریافتی آگاه شود. این شیوه به سرعت عمل بخشیدن به کار شما کمک می‎کند و در زمان نوشتن شما را روی هدف اصلی متمرکز نگه می‎دارد. اطمینان حاصل کنید عنوان پیام شما به راحتی قابل جستجو باشد. از خودتان بپرسید: آیا این موضوع کلمات کلیدی مناسب برای پیدا کردن راحت آن در آینده را دارد؟

3. آن را خلاصه نگه دارید

جیسون ووماک، متخصص بهره‎وری پیشنهاد می‎کند تنها یک موضوع را در ایمیل‎های خود مطرح کنید. او معتقد است مردم تنها زمانی به ایمیل‎ها پاسخ می‎دهند که جواب تمام سوالات مطرح شده در آن را بدانند، بنابراین هر چه یک ایمیل ساده‎تر و خلاصه‎تر باشد امکان جواب گرفتن سریع‎تر آن نیز بیشتر می‎شود.

4. جادویی به نام ایمیل پنج جمله‎ای

 یک ایمیل موثر به این سوالات پاسخ خواهد داد: شما کیستید؟ چه می‎خواهید؟ چرا این سوال یا درخواست را دارید؟ چرا من باید کمک کنم؟ درخواست یا سوال بعدی چیست؟
اگر برایتان امکان دارد نوشته‎های خود را در چهارچوب پنج یا حتی سه یا چهار جمله حفظ کنید. هر چه خود را محدودتر کنید تمرکز شما روی مسائل مهم‎تر بیشتر خواهد شد.

5. یک زمان خاص را مشخص کنید

ببینید روزانه چه میزان از زمان خود را صرف بررسی میل باکس خود می‎کنید و برای آن زمان مشخصی تعیین کنید. متخصصان توصیه می‎کنند ایمیلهای خود را تنها روزی 2 تا 4 بار چک کنید و در هر نوبت تنها 45 دقیقه را برای خواندن ایمیل در نظر بگیرید.

6. خودتان را BCC کنید

اگر می‎خواهید دنبال کنندگان خود را تحت نظر داشته باشید، خود را در این ایمیل‎ها BCC کنید و بعد آنها را به یک فولدر با نام «دنبال کنندگان» منتقل کنید. در اولويت کارهایی که باید انجام دهید به جای کل صندوق ورودی تنها این فولدر را چک کنید تا از سردرگم شدن خود جلوگیری كنيد.

7. به جای ایمیل از پیامک، چت یا گفتگوی تلفنی استفاده کنید

وقتی بحث در مورد یک موضوع به بیشتر از دو ایمیل ادامه پیدا می‎کند، تلفن را بردارید یا در صورت امکان با طرف مقابل چت کنید. شماره تلفن خود را در اختیار افراد قابل اطمینان قرار دهید تا در مواقع ضروری و یا زمان‎هایی که خارج از دفتر خود هستید به شما دسترسی داشته باشند.

8. به همکاران خود آموزش دهید

وقتی یک بحث و گفتگوی طولانی شکل می‎گیرد، برای جلوگیری از ارسال ایمیل‎های بیشتر در پیام خود بنويسید «نیاز به پاسخ مجدد نیست.» به کارمندان دیگر تاکید کنید وقتی نمی‎توانند یک جواب قانع کننده به سوال مطرح شده بدهند نباید تصور کنند که لازم است پشت سر هم به آن ایمیل پاسخ دهند.

9. پاسخ ندهيد

ابتدا به سراغ ایمیل های ضروری رفته و تنها به آنها پاسخ دهید. اگر درخواست یا سوال مطرح شده در پیام واضح نیست به آن پاسخ ندهيد. شما نباید وقت خود را برای فهميدن موضوع ایمیل‎هایی که به درستی و به طور واضح درخواست خود را مطرح نکرده‎اند، تلف کنید.

10. همه چیز را خودکار کنید

عضویت خود را از خبرنامه‎های ناخواسته لغو کنید، دیگران را به طور خودکار به پوشه‌های مختص به خود هدایت کنید و بلافاصله چیزهایی که به کارتان نمی‎آید را به پوشه آرشیو منتقل کنید. از ابزارهايی مثل گوگل کلندر برای زمان‌بندی جلسات استفاده کنید و به هر شکل ممکن خود را از دام کلنجار رفتن با ایمیلهای بی‌پایان خلاص کنید.

11. هوشیار باشید

تنها دو نوع از ایمیل را در صندوق ورودی خود نگه دارید: آنهایی را که هنوز نخوانده‎ايد و آنهایی را که فورا به آن نیاز دارید. وقتی صندوق ورودی شما سبک باشد، شما مي‎توانيد روی پیغام‎هایی که مربوط به کاری است که در حال حاضر مشغول انجام آن هستید تمرکز بیشتری داشته باشید.