آشنایی با سازوکار نرم‌افزارهای Payroll
سیستم پرداخت حقوق و مزایا چیست و چرا سازمان‌ها به آن نیاز دارند؟
سیستم پرداخت حقوق و مزایا (Payroll) به فرآیندی اشاره دارد که در آن کارفرما به کارمند خود بابت کاری که انجام داده‌ پول پرداخت می‌کند. هر شرکت یا کسب‌وکاری که فردی را به عنوان کارمند استخدام می‌کند، ملزم است از یک فرآیند مشخص پرداخت حقوق و دستمزد استفاده کند. گاهی اوقات پرداخت دستمزدها پر هزینه‌ترین فرآیند یک کسب‌وکار به شمار می‌روند، به ویژه در ارتباط با کسب‌وکارهای نوپایی که برای عملی کردن اید‌ه‌های خود نیازمند استخدام متخصصان حرفه‌ای هستند. یک سیستم پرداخت کارآمد دستمزدها باعث می‌شود کارمندان در زمان تعیین شده حقوق دریافت کنند و بخش منابع انسانی وقت خود را صرف پاسخ‌گویی در خصوص پرداخت دیرهنگام پرداخت‌ها نکند و به جای آن روی فرآیند‌های مهم‌تر کسب‌وکار متمرکز شود. سیستم پرداخت در ظاهر عملکردی ساده دارد، اما وقتی بحث کسر حقوق‌ به دلایل مختلف پیش می‌آید پیچیده می‌شود. کارفرما باید مبلغی را بابت مالیات از حقوق کارمندان کسر کند و مطمئن شود که این مقدار به‌طور دقیق به مؤسسه دولتی پرداخت می‌شود. علاوه بر این، ممکن است کارفرما مبلغی را بابت بیمه هر شخص کسر و به ‌سازمان مربوطه پرداخت کند. فرآیندهای پرداخت حقوق می‌توانند برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک همراه با استرس و مشکلات زیاد و برای کسب‌وکارهای بزرگ بیش از حد سنگین باشد، سازمان‌ها برای حل این مشکل به سراغ نرم‌افزارهای پرداخت حقوق می‌روند.

سیستم پرداخت حقوق چیست؟

سیستم پرداخت حقوق نرم‌افزار ویژه‌ای است که برای سامان‌دهی تمام وظایف مربوط به پرداختی کارمندان و کسر حق بیمه و مالیات پرداخت آن به سازمان بیمه‌های مربوطه طراحی و ساخته می‌شود. این وظایف شامل محاسبه ساعات کار، محاسبه دستمزد، تعیین میزان بیمه و مالیات، چاپ و پرداخت چک‌ها، تکمیل پرداخت مستقیم و پرداخت مبلغ بیمه و مالیات به سازمان دولتی یا مؤسسه بیمه می‌شود. در اصل، نرم‌افزار پرداخت حقوق ساعت‌های وارد شده و تعداد روزهایی که کارمندان در محل کار حضور داشته‌اند را محاسبه کرده و پس از کسر حق بیمه و سایر کسورات، مبلغ محاسبه شده را به‌حساب کارمندان واریز می‌کند. 
نرم‌افزار پرداخت حقوق اغلب به داده‌های کمی از طرف کارفرما نیاز دارد. در واقع، کارفرما باید اطلاعات مربوط به دستمزد کارمند و تعداد ساعات کار را وارد کند تا برنامه با اطلاعات دریافتی محاسبات لازم را انجام ‌دهد و به‌صورت خودکار مبالغی که باید کسر شود را نگه ‌دارد. برخی از برنامه‌های پرداخت حقوق منعطف هستند و زمانی‌که قوانین مالیات تغییر می‌کند با یک تغییر ساده به‌روز می‌شوند. 

چرا باید از نرم‌افزار پرداخت حقوق استفاده کرد؟

با توجه به این‌که سیستم پرداخت فرآیندی است که باید به‌طور دقیق و منظم انجام شود، سرمایه‌گذاری شرکت‌ها در این سیستم که تمام فرآیندهای آن به شکل خودکار انجام می‌شود کاملا منطقی به‌نظر می‌رسد. این نرم‌افزارها با صرفه‌جویی در زمان، خطاهای موجود را برطرف می‌کنند. 

انتخاب سیستم پرداخت حقوق متناسب با نیازهای کسب‌وکار

انتخاب سیستم پرداختی که کاملا مناسب کسب‌وکار باشد ضروری است. شاید انتخاب چنین سیستمی سخت باشد، اما با رعایت چند نکته ساده می‌توان نرم‌افزاری هماهنگ با نیازهای کسب‌وکار انتخاب کرد. 

  •  ابتدا، بزرگی کسب‌وکار خود را بررسی کنید و مشخص کنید برای خرید نرم‌افزار پرداخت حقوق چه مبلغی را در نظر گرفته‌اید. 
  •  تصمیم‌گیری در خصوص بودجه و وسعت فعالیت‌های تجاری باعث می‌شود تا فهرست فروشندگان نرم‌افزار پرداخت حقوق کوچک‌تر شود و انتخاب ساده‌تر شود. خدماتی که این فروشندگان ارائه می‌کنند را با هم مقایسه کنید و نظرات مشتریان فعلی آن‌ها را بخوانید. اگر امکان دارد از آن‌ها درخواست دمو کنید تا از نزدیک با عملکرد نرم‌افزار آشنا شوید.
  •  کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند فرآیند پرداخت حقوق را به شیوه دستی انجام دهند، اما این‌کار باعث می‌شود تا زمان زیادی صرف محاسبه دقیق تمامی موارد شود. البته رویکرد فوق خالی از اشکال نیست و اگر اشتباهی در محاسبه حقوق‌ها به وجود آید، دردسرهای مالی یا حتا قانونی به همراه دارد. در بهترین حالت ممکن است دستمزدی بیش‌تر از سقف مشخص به کارمندی پرداخت شود و در زمان حساب‌رسی‌های سالانه کسری بودجه‌ای شناسایی شود که پیدا کردن علت بروز آن به زمان زیادی نیاز دارد. 

تعیین نیازهای مجموعه

نرم‌افزارهای پرداخت حقوق مشابه هم نیستند، بنابراین پیش از بررسی اطلاعات فروشنده و تحقیق در مورد آن، باید نیازهای مجموعه مورد ارزیابی قرار بگیرد. شرکت‌هایی که کوچک‌تر هستند و انتظار ندارند رشد سریعی داشته باشند باید به فکر خرید نرم‌افزارهایی باشند که حداقل قابلیت‌ها را ارائه می‌کند. این نرم‌افزارها قیمت زیادی ندارند و به راحتی جواب‌گوی نیازهای کسب‌وکار هستند.
در مقابل، شرکت‌های بزرگ یا کسب‌وکارهای نوپایی که رشد سریعی دارند باید نرم‌افزارهایی تهیه کنند که علاوه بر محاسبه و پرداخت حقوق، سایر جنبه‌های طراحی و مدیریت منابع انسانی را شامل شود. یکی از مهم‌ترین مواردی که در هنگام تهیه یک نرم‌افزار پرداخت حقوق باید به آن دقت کنید تعداد نفراتی است که سامانه از آن پشتیبانی 
می‌کند.

چرا کسب‌وکارهای کوچک باید از سیستم‌های پرداخت حقوق استفاده کنند

استفاده از سیستم پرداخت حقوق در کسب‌وکارهای کوچک باعث حذف خطاهای احتمالی در فرآیند پرداخت و کاهش زمان در هنگام محاسبه تعداد ساعات کار، دستمزد و مقدار حق بیمه می‌شود. کار با نرم‌افزار پرداخت ساده است و بیشتر مواقع کسب‌وکارهای کوچک به‌راحتی می‌توانند آن‌ها را تهیه کنند. کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند با استفاده از نرم‌افزار مخصوص پرداخت به‌جای گزینه‌های دیگر به میزان قابل توجهی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند. صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند سیستم مقرون به‌صرفه‌ای را تهیه کنند که روی کامپیوتر محلی یا از طریق خدمات کلاود در دسترس باشد. خرید نرم‌افزار باعث حذف هزینه‌های استخدام حسابدار برای انجام فرآیند پرداخت حقوق می‌شود. علاوه بر این، شرکت‌ها نیازی به کار با مجموعه‌های طرف سوم نخواهند داشت، در نتیجه اطلاعات‌ آن‌ها داخل شرکت محفوظ می‌ماند.

مواردی که در هنگام انتخاب سیستم باید درنظر گرفت

اولین مورد امنیت است. یک گذرواژه قدرتمند مانع از آن می‌شود تا سارقان به راحتی به اطلاعات درون نرم‌افزار دست پیدا کنند. ایده‌ال آن است که نرم‌افزار نمرات خوبی از سایر مصرف‌کنندگان دریافت کرده باشد. مورد بعدی سازگاری و انعطاف‌پذیری برنامه است. خیلی مهم است نرم‌افزار پرداختی تهیه کنید که بتواند با سایر سیستم‌های کسب‌وکار به‌خوبی سازگار باشد و با رشد کسب‌وکار، رشد کند. به‌دنبال قابلیت‌های بیشتری در برنامه باشید، از این طریق مطمئن می‌شوید که نرم‌افزار مذکور با نرم‌افزارهای مالی که از آن استفاده می‌کنید مطابقت دارد. مورد بعدی اعتبار سیستم است. حتما نرم‌افزاری تهیه کنید که توسط یک شرکت معتبر تهیه شده باشد و سرانجام، سیستمی را تهیه کنید که بتوانید اطلاعات مربوط به گزارش‌ها و تاریخچه‌ها را ببینید و روی آن‌ها کنترل داشته باشید.

فواید استفاده از نرم‌افزار پرداخت حقوق

با استفاده از نرم‌افزار پرداخت تمامی فرآیندها به شکل خودکار انجام می‌شوند که مهم‌ترین مزیت آن صرفه‌جویی در استخدام نیروی کار (استخدام حسابداران مختلف)، حذف خطاها و انجام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن است. 

بهبود سازگاری

محاسبه مالیات و فهمیدن اینکه کدام گزارش‌ها باید سند شوند سردرگمی و به ‌پایان رسیدن زمان مشخص شده برای تحویل اسناد را به همراه دارد. رویکردی که در نهایت جریمه و مجازات زیادی را به‌دنبال خواهد داشت، به ویژه زمانی‌که موعد تحویل اظهارنامه‌های مالیاتی فرا رسیده باشد.  نرم‌افزارهای پرداخت حقوق با تهیه اطلاعات و یادآوری نیازهای مربوط به سازگاری کمک زیادی به شرکت‌ها می‌کنند. این نرم‌افزار مرتبا به‌روزرسانی می‌شوند، درنتیجه شرکت‌ها همواره تازه‌ترین و جدیدترین اطلاعات را در رابطه با تغییرات وضع شده در قوانین مالیات و سایر مقررات در اختیار خواهند داشت. برخی از نرم‌افزارها را می‌توان به‌گونه‌ای راه‌اندازی کرد که به‌طور خودکار گزارش‌ها را تولید و مالیات‌ها را مشخص کنند تا مدیران و کارفرمایان در کوتاه‌ترین زمان ممکن صحت آن‌ها را تأیید کنند.

نرم‌افزار پرداخت چه کاری انجام می‌دهد؟

نرم‌افزار پرداخت حقوق اطلاعات شرکت درباره غرامت و کسری حقوق کارمندان را ذخیره و ردگیری می‌کند. نوع پرداخت و ساعت‌های کاری برای هر کارمند داخل سیستم ذخیره و درآمد ناخالص محاسبه می‌شود. 

محاسبه کسری‌ها و درآمد خالص

بعد از اینکه درآمد ناخالص مشخص شد، نرم‌افزار پرداخت به‌طور خودکار مواردی که باید از حقوق کسر شود را محاسبه می‌کند و یک فیش دریافت حقوق برای هر کارمند صادر می‌کند. ممکن است برخی از راه‌کارهای نرم‌افزار پرداخت به‌نوعی پیکربندی شوند که به‌طور خودکار مسافت‌های پیموده شده، هزینه‌های سفر و سایر مخارج کارمند را به مبلغ محاسبه شده اضافه کند.

آماده کردن فرم‌های مالیاتی

نرم‌افزار پرداخت حقوق می‌تواند به‌طور خودکار تمام فرم‌های مالیاتی که برای کارمندان، پیمانکاران و سایر شرکت‌ها نیاز است را تولید کند. این نرم‌افزار باعث می‌شود تا استرس زمان پرداخت مالیات کم شود.

به‌سادگی اطلاعات را ثبت و نگهداری می‌کند

نگه‌داری اطلاعات با سیستم دستی سختی‌های زیادی دارد و فضای بزرگی برای بایگانی اسناد کاغذی نیاز است، اما نگهداری این اطلاعات توسط نرم‌افزار پرداخت سختی زیادی ندارد و علاوه بر آن، به هیچ فضای فیزیکی نیاز نیست، زیرا تمام فایل‌ها به‌صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند. فایل‌های قدیمی هم می‌توانند با یک دکمه در دسترس قرار بگیرند یا پاک شوند، در نتیجه تمامی فرآیندها به بهترین شکل سازمان‌دهی شده و طبقه‌بندی می‌شوند. 

ویژگی سلف سرویس

این گزینه عموما برای شرکت‌های کوچک‌تر نیاز نیست، اما گزینه‌های سلف سرویس در شرکت‌های بزرگ‌تر می‌تواند زندگی را برای مدیران منابع انسانی خیلی ساده‌تر کند. با این گزینه، کارمندان به اطلاعات شخصی خود در رابطه با تاریخچه پرداخت، کسری‌ها، ساعات کاری و تقاضاهای مرخصی دسترسی دارند. علاوه بر این، کارمندان می‌توانند به‌جای اینکه با بخش منابع انسانی تماس بگیرند اطلاعات را مرور کنند و به شکل بهتری رابطه میان ساعات کاری و حقوقی که دریافت می‌کنند را بررسی کنند. 

نرم‌افزار مبتنی بر کلاود

نرم‌افزارهای مبتنی بر کلاود به‌طور فزاینده‌ای در حال فراگیر شدن هستند و نرم‌افزارهای پرداخت هم از این قاعده مستثنا نیستند. فایده این کار برای کارفرمایان امکان دسترسی به اطلاعات از مکان‌های دور و عدم پرداخت هزینه برای خرید یک نرم‌افزار کامل است. رویکرد فوق که بر مبنای پارادایم نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) کار می‌کند به کارفرمایان اجازه می‌دهد به شکل ماهانه هزینه استفاده از چنین سرویسی را پرداخت کنند. نرم‌افزارهای پرداخت مبتنی بر کلاود می‌توانند هر زمان ‌که قوانین مالیات تغییر کرد به‌روزرسانی شوند و در نتیجه کارفرمایان نگرانی از بابت عدم اطلاع در خصوص قوانین جدید نخواهند داشت، زیرا ارائه‌دهنده سرویس ملزم است، نرم‌افزار خود را به‌روز نگه دارد. استفاده از این سیستم باعث صرفه‌جویی در زمان در هر دو سوی تحقیقات و به‌روزرسانی‌های فنی می‌شود و مهم‌تر آنکه مدیران و کارفرمایان می‌توانند همواره به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

حذف خطاهای سیستم پرداخت

مدیریت سیستم پرداخت یکی از مهم‌ترین وظایف بخش منابع انسانی است و جالب آن‌که تا زمانی‌که مشکلی پیش نیاید هیچ مقامی در سازمان متوجه سیستم پیچیده پرداختی‌ها نمی‌شود. حتا اگر از خطاها چشم‌پوشی کنیم، انجام پرداخت‌ها بدون استفاده از این سیستم زمان و تلاش زیادی را به بخش منابع انسانی تحمیل می‌کند.

فواید سیستم پرداخت خودکار

ورود دستی اطلاعات، حتا اگر با هوشیاری و دقت کامل کارمندان بخش منابع انسانی انجام شود، باز هم با خطر ورود اشتباه همراه است. علاوه بر این، خطاهای مربوط به بحث مالیات و محاسبه مزایا هم مطرح است و ممکن است پرداخت‌ها به‌تعویق بیافتد.

هشدارهای خودکار

اگر مشکلی وجود داشته باشد، سیستم پرداخت خودکار هشدار می‌دهد. ورود اشتباه یکی از مقدارهای پرداختی یا عدد نادرست برای تعداد ساعات کار باعث می‌شود تا سیستم پیام هشداری ارسال کند. اگر در سیستم پرداخت تناقضی با پرداخت قبلی شناسایی شود سیستم، هشداری به فرد مربوطه نشان می‌دهد.

پرداخت به‌موقع

هشدارهای این سیستم فقط برای زمان خطا نیست. پرداخت سر وقت کارمندان برای پیشرفت کسب‌وکار ضروری است. سیستم پرداخت خودکار می‌تواند برای زمان پرداخت حقوق‌ها هشدار ارسال کند.

ساده‌سازی مالیات‌ها

محاسبه و پرداخت مالیات می‌تواند سخت و دشوار باشد. استفاده از سیستم پرداخت خودکار به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا از همه تغییرات و تفاوت‌ها مطلع باشد و کارها را به‌سادگی مدیریت کند.

اطلاعات درست کارمند

سیستم پرداخت خودکار از پورتال سلف سرویس برای کارمندان استفاده می‌کند تا آنها امکان مشاهده و به‌روزرسانی اطلاعات خود را داشته باشند. این دسترسی 24 ساعت شبانه‌روز و هفت روز هفته امکان‌پذیر است. 

حذف خطاهای دسته‌بندی

در تشکیلاتی که کارمندان زیادی دارد، وقوع اشتباه و خطا به‌راحتی اتفاق می‌افتد. ممکن است اطلاعات کارمندان با پیمانکاران جابجا شود یا ممکن است اشتباهاتی در خصوص پرداخت‌ها صورت گیرد. با استفاده از سیستم پرداخت خودکار می‌توان به‌راحتی این اشتباهات را شناسایی و از طبقه‌بندی‌های نادرست جلوگیری کرد.


ماهنامه شبکه را از کجا تهیه کنیم؟
ماهنامه شبکه را می‌توانید از کتابخانه‌های عمومی سراسر کشور و نیز از دکه‌های روزنامه‌فروشی تهیه نمائید.

ثبت اشتراک نسخه کاغذی ماهنامه شبکه     ثبت اشتراک نسخه آنلاین

کتاب الکترونیک +Network راهنمای شبکه‌ها

  • برای دانلود تنها کتاب کامل ترجمه فارسی +Network  اینجا کلیک کنید.

کتاب الکترونیک دوره مقدماتی آموزش پایتون

  • اگر قصد یادگیری برنامه‌نویسی را دارید ولی هیچ پیش‌زمینه‌ای ندارید اینجا کلیک کنید.

برچسب: 

مطالب پربازدید

توسعه و پشتیبانی توسط : ایران دروپال
پشتیبانی توسط ایران دروپال