شیرپوینت 2019 چه قابلیت‌های کاربردی دارد؟

شیرپوینت چیست؟

شیرپوینت (SharePoint) یک سامانه تعاملی وب‌محور است که از برنامه‌های کاربردی گردش کار، پایگاه‌های داده و سایر قابلیت‌های وب و ویژگی‌های امنیتی برای توان‌مندسازی تیم‌های تجاری جهت همکاری با یکدیگر، استفاده می‌کند. علاوه بر این، شیرپوینت به سازمان‌هایی که از این زیرساخت استفاده می‌کنند، امکان کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای گردش کار میان واحدهای تجاری را می‌دهد. نسخه ابری شیرپوینت مایکروسافت، با نام  SharePoint Online قابلیت‌های کارآمدتری در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد تا بتوانند به ادغام‌سازی خدمات تجاری با برنامه‌های وب‌محور بپردازند. به‌طور مثال، نسخه آنلاین شیرپوینت با آفیس 365 و مایکروسافت 365 در ارتباط است تا سازمان‌ها بتوانند به ساده‌ترین شکل اطلاعات موردنیاز را میان زیرساخت‌های مختلف به‌اشتراک قرار دهند.

مزایای استفاده از SharePoint چیست؟

شیرپوینت محصولی است که بر پایه معماری سرویس‌گرای چندلایه‌ کار می‌کند، با این‌حال، شیرپوینت 2019 بر استقرار سازمانی، قابلیت دید بهتر و ادغام‌سازی کارآمد فرآیندهای کاری درون سازمانی با کلاود متمرکز است. ویژگی‌های شیرپوینت 2019 حول یک تجربه همکاری متقابل مبتنی بر اینترانت متمرکز است که امکان به‌اشتراک‌گذاری ایمن و مدیریت محتوا را فراهم می‌کند. در نسخه جدید برخی ویژگی‌های کاربردی نظیر پورتال، هوش تجاری (business intelligence) و مدیریت محتوای سازمانی (enterprise content management) بهبود پیدا کرده‌اند. شیرپوینت 2019 به کارمندان سازمان کمک می‌کند به شکل کارآمدتری روی گردش کارها متمرکز شوند. به عنوان یک زیرساخت همکاری وب‌محور، نگه‌داری از شیرپوینت 2019 ساده است و مشتریان تجاری یک سازمان با حداقل دانش فنی قادر به استفاده از آن هستند. علاوه بر این، قابلیت‌های گسترده‌ای در ارتباط با سفار‌شی‌سازی و گسترش‌پذیری در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. کسب‌و‌کارها می‌توانند به روش‌های مختلفی از این زیرساخت وب‌محور برای افزایش بهره‌وری و بازگشت سرمایه‌ استفاده کنند.

شیرپوینت 2019 چه قابلیت‌های کاربردی ارائه می‌کند؟

وب‌سایت فورچن گزارشی منتشر کرده که نشان می‌دهد شیرپوینت نقش کلیدی در بهبود فعالیت‌های تجاری 500 شرکت برتر فهرست شده توسط این وب‌سایت داشته و به عنوان یک زیرساخت اینترانت که تمامی بخش‌های تجاری را شامل می‌شود به سازمان‌ها در تعامل با مشتریان و همکاری تیمی کمک فراوانی کرده است. ویژگی‌های کلیدی این زیرساخت همکاری گروهی در پروژه‌های موقت را ساده می‌کند. علاوه بر این، ایجاد فرآیندهای استاندارد تجاری برای به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ضبط داده‌‌ها را برای افراد آسان‌تر می‌کند. ویژگی‌هایی مانند کنترل‌های امنیتی، تالیف مشترک (Co-authoring)، نسخه‌سازی (Versioning) و ادغام با Exchange (Outlook Email Applications) به کاربران تجاری این توانایی را می‌دهند که در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام دهند و یکپارچگی فرآیندهای کاری را حفظ کنند. از شاخص‌ترین قابلیت‌های شیرپوینت به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

• درخواست یک تاییدیه برای اسناد، قبل از مشاهده آن‌ها
•  حفاظت از اسناد برای جلوگیری از هرگونه ویرایش غیرمجاز آن‌ها
•  دریافت اعلان هنگام بارگذاری اسناد یا به هنگام ایجاد تغییرات
•  خودکارسازی اقداماتی مانند انتقال یا ایمیل کردن اسناد و ضبط اطلاعات با استفاده از منطق if/then برای ایجاد گردش کاری

تمامی این ویژگی‌ها بهره‌وری کاربران تجاری را افزایش می‌دهد، اما کاری که شیرپوینت بهتر از سیستم‌های مشابه همکاری اسناد انجام می‌دهد، نمایش اطلاعات درباره اسناد یا اطلاعات ذخیره شده و دلایل آن است. در شیرپوینت دسترسی به فراداده یا اطلاعات مربوط به داده‌ها ساده است (زمان تغییر یافته، فردی که سند را ایجاد کرده، و برچسب‌های سفارشی روی اسناد از جمله این موارد است)، به‌طوری که کارمندان بهتر می‌توانند بدون نیاز به باز کردن سندی، دلیل وجود آن‌را درک کنند. شیرپوینت به کاربران اجازه می‌دهد پایگاه داده‌های سفارشی را در قالبی ساده ایجاد کنند تا کاربری آن‌ها ساده باشد و می‌تواند اطلاعات درج شده در گردش‌های کار قبلی یا سایر فرآیندهای تجاری ادغام شده‌اند را به‌طور خودکار ثبت کند. یکی دیگر از مزایای بزرگ شیرپوینت وجود برنامه‌های شیرپوینت است. برنامه‌های موجود در شیرپوینت مولفه‌های یکپارچه‌ای هستند که ویژگی‌هایی را به قابلیت‌های استاندارد همکاری در زیرساخت اضافه می‌کنند. برخی از این برنامه‌ها همراه با شیرپوینت ارائه می‌شوند، با این‌حال برخی دیگر به عنوان سرویس‌ها یا افزونه‌های ثالث آماده شده‌اند که همراه با زیرساخت عادی شیرپوینت ارائه نمی‌شوند. این موارد می‌توانند کتابخانه‌ای باشد که کاربران برای ذخیره‌سازی یا به‌اشتراک‌گذاری اسناد و پرونده‌ها از آن‌ها استفاده می‌کنند یا افزونه‌های تقویم و برنامه‌های گردش کار قدرتمندی (نظیر Nintex) باشند که بسیاری از اقدامات منطقی قابل تکرار در شیرپوینت را ساده می‌کنند.

شیرپوینت چگونه باعث بهبود عملکرد همکاری تیم‌ها می‌شود؟ 

سازمان‌ها به‌طور مكرر از شیرپوینت برای انتشار اطلاعاتی مانند اسناد بخش منابع انسانی، اعلان‌ها و یادداشت‌ها در سراسر شركت استفاده می‌كنند. بر همین اساس، شیرپوینت فضای ‌وب‌محوری ارائه می‌کند که کاربران می‌توانند اسنادی روی این فضا بارگذاری کنند تا به سرعت با افراد دیگری که باید آن‌را مشاهده کنند به‌اشتراک قرار گیرد. علاوه بر این، به کاربران اجازه می‌دهد فضای ذخیره‌سازی شخصی خود را روی وان‌درایو داشته باشند و اطلاعاتی روی آن میزبانی کنند. بزرگ‌ترین قابلیتی که وان‌درایو در اختیار کاربران قرار می‌دهد این است که محتوای بارگذاری شده مادامی که ‌به‌اشتراک قرار نگیرد توسط سایر کاربران قابل مشاهده نیست و کاربران اجازه دسترسی به آن‌را ندارند. ویژگی‌های تایید و گردش کار می‌تواند نحوه به‌اشتراک‌گذاری اسناد و عملیاتی که کارکنان مجاز به انجام آن هستند را تعریف کند. لینک مربوط به اسناد به‌اشتراک گذاشته شده یا لینکی که به فضاهای همکاری اشاره دارد از طریق ایمیل قابل ارسال است تا کاربران در کوتاه‌ترین زمان به محتوایی که قصد مشاهده آن‌را دارند هدایت شوند. 

چگونه می‌توان از شیرپوینت برای مدیریت محتوا استفاده کرد؟

شیرپوینت راه‌حل‌های زیادی برای اضافه کردن فراداده به پرونده‌ها برای مرتب‌سازی، سازمان‌دهی و پیگیری محتوای متعلق به دپارتمان‌های سازمان یا مشتریان فراهم می‌کند. علاوه بر این، شیرپوینت می‌تواند برچسب‌ها را به محض این‌که کاربران تجاری آن‌ها را در فضاهای همکاری بارگذاری کردند، وارد محتوا کند. زمانی‌که محتوا و فراداده‌ها در زیرساخت بارگذاری شدند، شیرپوینت از طریق ابزار گردش کار به کارمندان سازمان قابلیت خودکارسازی فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات ارائه شده توسط کاربران نهایی و مرتب‌سازی اطلاعات بر اساس خط‌مشی‌های تجاری را می‌دهد.

مزرعه شیرپوینت چیست؟

مزرعه شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از سرورها است که با هم کار می‌کنند تا نقش‌های شیرپوینت تکمیل و به درستی کار کنند. در دنیای شیرپوینت، نقش‌ها در قالب شغل‌های مختلفی در نظر گرفته می‌شوند که هرکدام به مهارت‌های خاصی اشاره دارند. پس از راه‌اندازی شیرپوینت، باید هر سروری در مزرعه خاص خود پیکربندی شود تا قابلیت پشتیبانی و مدیریت یک یا چند نقش را داشته باشد. یک سرور می‌تواند همه نقش‌ها را اجرا کند، اما این امکان فراهم است تا نقش‌ها را در چند سرور پخش کنید تا عملکرد بهتری به‌دست آورید. در شیرپوینت سه نقش اصلی وجود دارد. این نقش‌ها Web Front End (WFE)، سرور اپلیکیشن و سرور پایگاه داده هستند.

قابلیت‌های جدید اضافه شده به نسخه 2019 شیرپوینت 

در محیط‌های کار مدرن امروزی، کارمندان انتظارات زیادی دارند و جدیدترین ویژگی‌های همکاری را می‌طلبند. شیرپوینت 2019 با ارائه صفحات پیشرفته تیمی، وب‌سایت و ایجاد فضای پیام‌رسانی و اشتراک‌گذاری اطلاعات توسط تیمی‌ها، قابلیت همکاری دقیق‌تری در اختیار تیم‌ها قرار داده است. صفحاتی که با بخش‌های مدرن وب کار می‌کنند، به کاربران این امکان را می‌دهند تا با تعبیه ویدیو، ترکیب کردن فیدها از Yammer و افزودن اسناد و تصاویر، صفحه خود را شخصی‌سازی کنند. فهرست‌ها و کتابخانه‌ها با تعامل سریع‌تر، ظاهر مدرنی پیدا کرده‌اند، مدیریت ستون‌ها آسان‌تر شده و نمایش‌گر‌ها برای مرورگرهای تلفن همراه ارتقا یافته‌اند. نمایش‌گرها می‌توانند نکات مهم را برای کاربر برجسته کنند. برخی از ابزارهای ارتباطی جدید و جالب مانند اخبار تیم و سایت‌های ارتباطی به شیرپوینت 2019 اضافه شده‌اند. سایت‌های ارتباطی محلی برای به‌اشتراک‌گذاری اخبار، نمایش یک داستان یا پخش یک پیام برای افراد دیگر به این نسخه اضافه شده‌اند. کاربران بدون نیاز به برقراری تماس با بخش فناوری‌اطلاعات، می‌توانند به راحتی از طریق SharePoint Home برای خود سایت‌های ارتباطی ایجاد کنند. سازمان‌هایی که به کاربران اجازه می‌دهند به شیوه غیرساخت‌یافته صفحات یا سایت‌هایی برای خود ایجاد کنند در کوتاه‌مدت با مشکل پراکندگی و ناسازگاری اطلاعات روبرو می‌شوند. سرپرستان شبکه نیاز دارند تا نحوه استقرار این صفحات را به دقت زیرنظر بگیرند. بر همین اساس مجبور هستند از ابزارهای ثالثی نظیر AvePoint’s Governance Automation استفاده کنند که به آن‌ها قابلیت‌های نظارتی دقیقی ارائه می‌کند و به کاربران اجازه می‌دهد بر مبنای خط‌مشی‌های مشخصی صفحات مدنظرخود را ایجاد کنند. شیرپوینت 2019 فرآیند اشتراک‌گذاری اسناد و لینک‌ها با هم تیمی‌ها و تماس‌های درون سازمانی به ویژه در سایت‌های همکاری را ساده‌تر از قبل کرده است. در این حالت، اگر محتوایی در یک گروه بزرگ به‌اشتراک گذاشته شود، به‌طور خودکار مطلع می‌شوید.

تجربه‌ای ساده و روان در محیط موبایل و دسکتاپ

ممکن است بدیهی به نظر برسد اگر بگوییم توان‌مندسازی کارکنان موبایل بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده، اما این روند تنها در چند سال گذشته به شکل جدی مورد توجه قرار گرفته است. شیرپوینت 2019 به لطف بهینه‌سازی برنامه همراه موبایل به کاربران اجازه می‌دهد به روش ساده‌تری به اینترانت سازمان دسترسی پیدا کرده و با آن در تعامل باشند. علاوه بر این، همگام‌سازی داده‌های مشتریان با وان‌درایو بهبود پیدا کرده و این اطمینان خاطر را به کاربران می‌دهد که بتوانند از هر مکان و با هر دستگاهی به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

فرصت‌های گسترده برای سفارشی‌سازی

یکی از برجسته‌ترین ویژ‌گی‌های موجود در شیرپوینت 2019 قابلیت‌های مختلف در ارتباط با سفارشی‌سازی است. رابط کاری جدید می‌تواند با PowerApps و Flow ادغام شود، بنابراین ایجاد گردش کار شخصی و افزودن راه‌حل‌های جدید به این محیط کار ساده‌ای است. البته برای بهره‌‌مندی از ویژگی فوق به مجوزهای PowerApps / PowerPlatform نیاز دارید. Flow و PowerApps (اکنون تحت عنوان PowerPlatform شناخته می‌شود)، به کاربران نهایی این امکان را می‌دهد تا شخصی‌سازی را با توجه به نیاز خود شناسایی و پیاده‌سازی کنند، در حالی که قبلا باید درخواست ارسال می‌کردند و صبر می‌کردند تا توسعه‌دهنده سازمانی فرآیند کدنویسی را برای آن‌ها انجام دهد. مایکروسافت می‌گوید، سرپرستانی که مسئولیت آن‌ها مدیریت زیرساخت شیرپوینت است با شنیدن این خبر که مدل جدیدی از ادغام‌سازی در شیرپوینت 2019 معرفی شده که اجازه می‌دهد فرآیند تبدیل فرم‌های موجود InfoPath به یک محیط مدرن‌تر با سهولت بیشتری انجام شود، شگفت‌زده شده‌اند. قابلیت فوق این امکان را می‌دهد تا به شکل کارآمدتری از InfoPath در تعامل با شیرپوینت استفاده کنید. 

راه‌حل‌های ترکیبی پیشرفته

هنگامی‌که نوبت به استفاده از یک راه‌حل ترکیبی با شیرپوینت آنلاین می‌رسد، شیرپوینت سرور 2019 ادغام میان دو سیستم را یکپارچه‌تر می‌کند. به‌طور مثال، عملکرد جست‌و‌جو در شیرپوینت سرور 2019 ارتقا پیدا کرده و فیلترهای بصری کارآمدتری به آن اضافه شده‌اند. همچنین، زمانی‌که کاربران در حال تایپ محاوره خود هستند نتایج جست‌و‌جو به شکل بلادرنگ نشان داده می‌شود و گروه‌بندی نتایج برای پیمایش ساده‌تر شده است. شیرپوینت 2019 از ویژگی ترکیبیTaxonomy  که در SharePoint 2016 Feature Pack 1  معرفی شده بود، پشتیبانی می‌کند. قابلیت فوق به مدیران کمک می‌کند تا فقط متادیتای مدیریت شده مرکزی را برای استفاده در فضای ابری و استقرارهای داخلی نگه‌داری کنند.

قابلیت‌های انطباق گسترده

اگر از ویژگی‌های پیشگیری از نشت داده‌ها (Data Leakage Prevention) و مرکز انطباق در شیرپوینت 2016 استفاده کرده‌اید، به خوبی می‌دانید که شکافی میان آن‌چه در آفیس 365 مشاهده می‌کنید و آن‌چه در محیط کاری خود دارید وجود دارد. به نظر می‌‌رسد با وجود قابلیت‌های ترکیبی در نسخه ۲۰۱۹، مدیران می‌توانند از تشخیص خودکار محتوا و گزارش‌گیری مرکزی استفاده کنند. اکنون مدیران می‌توانند در لحظه به جست‌وجوی اطلاعات حساس بپردازند و الگوهای خط‌مشی‌گذاری را برای کنترل و نظارت بر محتوا و همسویی با استانداردهای نظارتی از بخش‌های مختلف صنعتی و جغرافیایی، اعمال کنند. موارد یاد شده در شیرپوینت 2019 تنها بخش کوچکی از امکانات نسخه 2019 هستند. از دیگر قابلیت‌های اضافه شده به این نسخه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• فایل‌ها با حجم حداکثر ۱۵ گیگابایت قابل بارگذاری هستند.
•  نام فایل‌ها اکنون می‌تواند شامل کاراکترهای خاص نظیر ’#‘ و ’%‘ باشد. علاوه بر این‌، محدودیت کاراکترهای قابل استفاده در آدرس‌های اینترنتی به 400  کاراکتر افزایش پیدا کرده است. 
•  کاربران می‌توانند از قابلیت نمایش‌دهنده جدید PDF و سطل زباله‌ای که اجازه می‌دهد فایل‌های شخصی خود که سایر همکاران‌شان حذف کرده‌اند را بازیابی کنند استفاده کنند