کسب و کارهای تازه نفس و نوپا با ایده‌ها و برنامه‌های خود به دنبال سهمی در بازارهای دنیا هستند. آنها در قالب تیم‌های کوچک کار خود را از ثبت شرکت آغاز کرده و اهداف، برنامه‌های خود را به سمت رشد و توسعه مشخص می‌کنند. امروزه ابزارها و بسترهای نوین ارتباطی نظیر وب سایت، ایمیل سازمانی و سرویس‌های آنلاین و شبکه‌های اجتماعی هم به کمک کسب و کارها آمده‌اند. حضور و فعالیت در این بستر ارتباطی جدید نقش موثری در شناساندن کسب و کار و یافتن مشتریان و مخاطبان جدید به همراه دارد.
اگر به عنوان یک کسب و کار نوپا قصد دارید وارد دنیای دیجیتال شوید، این مقاله را از دست ندهید. خواهیم دید که چرا ایمیل شرکتی به عنوان یک ابزار ارتباطی، می‌تواند روی موفقیت شما تاثیر بسیار مثبت داشته باشد. اگر از قبل با مزیت‌های ایمیل شرکتی آشنا هستید، می‌توانید در انتهای این مقاله، با روش‌های خرید ایمیل شرکتی آشنا شوید.
ایمیل شرکتی چیست؟
ایمیل شرکتی در اصل یک سرویس ایمیل اختصاصی است که برای تبادل پیام‌های کاری و رسمی استفاده می‌شود. زمانی که از بستر ایمیل شرکتی برای ارتباط با مشتریان یا همکاران خود استفاده می‌کنید، فارغ از این که مخاطب پیام در چه شهر یا کشوری حضور داشته باشد، چه ساعتی از شبانه روز باشد، یا این که در روزهای تعطیل یا غیر تعطیل باشد، پیامها از بستر ایمیل شرکتی به سادگی رد و بدل می‌شوند.
ایمیل شرکتی روی دامنه یا Domain رسمی شرکت شما تعریف می‌شود. دامنه یک نام و آدرس منحصر به فرد در اینترنت است که در اختیار شما قرار دارد و می‌توانید با استفاده از آن سرویس‌های مختلفی از جمله وب سایت شرکت یا سرویس ایمیل شرکتی خود را به دیگران معرفی کنید. با استفاده از ایمیل شرکتی، می‌توانید از آدرس‌های ایمیل متعارف مانند info برای واحد روابط عمومی، ایمیل support برای تیم پشتیبانی وایمیل sales برای واحد فروش خود روی دامنه اختصاصی‌تان تعریف و استفاده کنید.
ایمیل شرکتی چه تفاوتی با ایمیل‌های رایگان یا پیام‌رسان‌ها دارد؟
با وجود این که شبکه‌های اجتماعی و پیام رسان‌ها سرعت ارتباطات بین افراد را تا حد قابل ملاحظه‌ایی افزایش داده‌اند، اما این ابزارها برای تبادل پیام‌های رسمی و کاری مناسب نیستند. عدم امکان مدیریت، نظارت و کنترل پیامها در پیام‌رسان‌ها برخی از مشکلات این بسترهای ارتباطی برای انتقال پیام‌های رسمی و کاری است.
شما برای کسب و کار خود نیاز به یک بستر ارتباطی معتبر دارید که دریافت‌کننده پیام به آن اعتماد داشته باشد و آنرا به عنوان کانال ارتباطی شما به رسمیت بشناسد. از طرف دیگر، به عنوان صاحب یک کسب و کار شما نیاز به بستر ارتباطی دارید که بتوانید سابقه پیامها را در آن بصورت یکپارچه و منسجم در اختیار داشته باشید. از طرفی؛ استفاده از پیام‌رسان‌ها یا ایمیل‌های رایگان و شخصی، قطعا دچار عدم پیوستگی و یکپارچگی پیامها خواهید شد و جستجو و یافتن سابقه گفتگوها در این شرایط برای شما دشوار یا شاید دست نیافتنی باشد.
علاوه بر این، محدودیت‌های ذاتی بسترهای پیام‌رسان در حفظ مستندات ارسال و دریافت شده (مثل حذف فایل‌ها از واتساپ یا اسکایپ در بلند مدت)، امکان دستکاری سابقه پیامها و امکان حذف یا ویرایش پیام‌های گذشته (مثلا در تلگرام یا اسکایپ)، مشکلات یافتن پیام‌های مهم بین انبوهی از پیام‌های رسمی و غیر رسمی در پیام‌رسان‌ها برخی از مشکلات مهم این بسترها برای تبادل پیام‌های رسمی هستند.
خرید ایمیل شرکتی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
واقعیت این است که استفاده از بسترهای ارتباطی رسمی هیچ محدودیتی ندارد. شما چه به تنهایی و چه در قالب یک تیم بزرگ در حال فعالیت اقتصادی باشید، چه در ابتدای راه باشید یا سالها تجربه و سابقه کار داشته باشید، به هر حال برای تبادل پیام‌های رسمی خود به یک بستر ارتباطی نیاز دارید که توسط مخاطبانتان به رسمیت شناخته شود. به علاوه، از آنجا که ایمیل شرکتی روی دامنه متعلق به شما تعریف می‌شود، در صورتی که صفحه سایتتان روی همان دامنه راه‌اندازی شده باشد، حتی اگر مخاطب شما تا بحال نام شما را نشنیده باشد، به راحتی و با جستجوی آدرس دامنه، وارد سایت شما شده و از آن بازدید می‌کند.
از دیگر مزایای استفاده از ایمیل شرکتی، امکان حفظ سوابق تمامی مکاتبات رسمی و مدیریت یکپارچه پیامها است. در صورتی که از همان ابتدای کار برای تبادل پیام‌های رسمی خود از بستر ایمیل شرکتی استفاده کنید، در طی سالها همه چیز در سرویس ایمیل شما ثبت شده و به راحتی می‌توانید به سابقه فعالیت‌های خود مراجعه و به آن استناد کنید.
علاوه بر تمام موارد گفته شده، این سرویس در کنار تبادل پیام، امکانات و ابزارهای دیگری را هم در اختیار شما قرار می‌دهند. این ابزارها معمولا شامل تقویم سازمانی، ابزار مدیریت مخاطبان، فضای ذخیره‌سازی ابری برای مدیریت فایل‌ها و مستندات در بستر ایمیل، ابزار مدیریت وظایف و کارها بصورت تیمی در بستر سرویس ایمیل، ابزارهای مختلف سازماندهی و مدیریت پیام‌های دریافتی و ارسالی و امکان به اشتراک گذاری پیامها، تقویم‌های کاری و .... هستند. شناخت این ابزارها و استفاده درست از آنها به شما کمک می‌کند در کمترین زمان، کارهای خود را با همکاران خود هماهنگ کرده و به سادگی آنها را مدیریت کنید.
مراحل خرید ایمیل شرکتی
حال که با قابلیت‌ها و مزیت‌های استفاده از ایمیل شرکتی آشنا شدید، زمان آن فرا رسیده است که ایمیل شرکتی برای کسب و کار خودتان بسازید. خرید ایمیل شرکتی، چند مرحله دارد که در اینجا بصورت خلاصه، از ابتدا تا انتهای آن را به همراه هم مرور خواهیم کرد.
مرحله اول: تهیه دامنه اختصاصی
در صورتی که از قبل برای کسب و کار خود دامنه اختصاصی (Domain) تهیه نکرده باشید، اولین قدم برای ساخت ایمیل شرکتی، انتخاب و خرید یک دامنه اختصاصی است. سعی کنید دامنه‌ای که انتخاب می‌کنید مشابه برند کسب و کارتان باشد تا مخاطبان بتوانند با خواندن نام دامنه، با نام برندتان آشنا شوند.
مرحله دوم: ارزیابی نیازمندی‌ها
یک قلم و کاغذ بردارید و فهرستی از انتظاراتی که از بستر ارتباطی خود دارید را یادداشت کنید. این فهرست می‌تواند شامل تمام نیازمندی‌هایی باشد که سرویس ایمیل شرکتی باید آنها را برآورده سازد:
- تعداد حساب کاربری ایمیل که برای کارکنانتان نیاز دارید
- حجم فایل‌ها و مکتاباتی که می‌خواهید از بستر ایمیل رد و بدل کنید
- هزینه‌ای که می‌توانید برای سرویس پرداخت کنید
- خدماتی که می‌خواهید دریافت کنید (پشتیبانی، راهبری و ...)
- ابزارهای جانبی که در بستر ایمیل نیاز دارید (تقویم کاری، مدیریت وظایف، فضای ذخیره‌سازی و ...)
شما می‌توانید هر ملاحظه یا نیاز دیگری را به این فهرست اضافه کنید و در بررسی محصولات مختلف ایمیل شرکتی، به برآورده شدن این فهرست توجه داشته باشید.
مرحله سوم: انتخاب و خرید ایمیل شرکتی
به دلیل پیچیدگی‌ها و مسائل فنی زیادی که در حوزه راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس ایمیل وجود دارد، خرید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای بسیار قرون به صرفه‌تر و ساده‌تر از راه‌اندازی و نصب آن توسط خود شماست. شما برای خرید ایمیل شرکتی می‌توانید یکی از این دو روش را انتخاب کنید که هر کدام مزیت‌های خود را دارند.
1. خرید ایمیل نصب در محل
سرویس ایمیل نصب در محل، روی هاست یا فضای متعلق به کسب و کار شما نصب و راه‌اندازی شود. این سرویس ایمیل مناسب کسب وکارهایی است که زیرساخت کاملی دارند و تمایل دارند که سرویس ایمیل را در زیرساخت‌های تحت نظارت و کنترل خود راه‌اندازی کنند. البته با توجه به هزینه زیرساخت، این روش نسبت به روش خرید ایمیل ابری، هزینه بالاتری دارد و مدت زمان نصب و راه‌اندازی سرویس ایمیل هم نسبت به سرویس ایمیل ابری طولانی‌تر است. همچنین هزینه توسعه و نگه‌داری و پشتیبانی سخت‌افزارهای سرویس ایمیل در این روش به عهده شما است.
2. خرید ایمیل ابری
خرید سرویس ایمیل ابری یکی از سریع‌ترین و ساده‌ترین روش‌های ساخت ایمیل شرکتی که نیاز به زیرساخت ندارد. سرویس‌های ایمیل ابری یک سرویس کاملا آماده است که بلافاصله پس از خرید، می‌توانید از آن استفاده کنید. با خرید سرویس ایمیل ابری و تنظیم آن روی دامنه اختصاصی خود، می‌توانید حساب‌های ایمیلی که برای کارکنان و کسب و کار خود نیاز دارید را روی آن سرویس بسازید و به همین سادگی یک سرویس ایمیل حرفه‌ای داشته باشید.
خرید سرویس ایمیل ابری، یکی از روش‌های بسیار به صرفه برای کسب و کارهای کوچک و نوپاست که نیاز به یک سرویس ایمیل حرفه‌ای و در عین حال مقرون به صرفه دارند. به ویژه در صورتی که نیاز به راه‌اندازی سایت ندارید، یا نمی‌خواهید هزینه دیگری برای هاست بپردازید، خرید سرویس ایمیل ابری بهترین گزینه برای شماست.
برخی از شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل ابری نظیر اپیک، سرویس‌های خود را به صورت PAYG یا پرداخت به اندازه مصرف تعریف کرده‌اند. به عبارت بهتر، صورت حساب شما در پایان هر دوره بر اساس میزان مصرف سرویس محاسبه می‌شود و در صورتی که مصرف کمتری داشته باشید، هزینه کمتری هم پرداخت خواهید کرد. همچنین در طراحی بسته‌های سرویس ایمیل ابری اپیک امکان افزودن تعداد حساب کاربری، تعداد دامنه، حجم مورد نیاز به ازای هر کاربر، فضای مورد نیاز برای آرشیو و بسیاری گزینه‌های دیگر قابل انتخاب و تنظیم است و هر زمان که بخواهید می‌توانید سرویس خود را گسترش دهید.
جمع‌بندی
در این مقاله ابتدا ایمیل شرکتی را معرفی کردیم ودر ادامه به دلایل اهمیت استفاده از ایمیل شرکتی در ارتباطات رسمی را برای همه کسب و کارهای کوچک و بزرگ پرداختیم. درانتهای مقاله نیز مراحل خرید سرویس ایمیل شرکتی را با هم بررسی کردیم.
نظر شما چیست؟