مزیت ساخت یک گروه از مخاطبان در Outlook این است که شما دیگر نیاز نخواهید داشت تا آدرسهای ایمیل مورد نظر خود را یک به یک در بخش Cc, Bcc و To اضافه کنید.
توجه داشته باشید که در Microsoft Outlook دو عبارت Contact group و Distribution list یکسان بوده و میتواند به جای یکدیگر استفاده شود.
برای ساخت یک گروه مخاطبان در Microsoft Outlook مراحل زیر را دنبال كنيد:
مرحله 1. اپلیکیشن Outlook را روی کامپیوتر ویندوز باز کنید.
مرحله 2. در گوشه سمت چپ پایین پنجره روی آیکون People کلیک کنید.
مرحله 3. از داخل ریبون روی New Contact Group کلیک کنید.
مرحله 4. یک نام برای گروه جدید خود وارد کنید. یک راه جایگزین این است که روی منوی New Items در تب Home کلیک کنید. سپس گزینه more items و بعد از آن Contact Group را انتخاب کنید.
برای اضافه کردن مخاطبین به گروه تازه ساخته شده، روی Add Members در ریبون کلیک کنید. این امکان در اختیار شما قرار خواهد گرفت تا هم اعضا را از address book و هم Outlook contacts اضافه کنید. همچنین میتوانید مخاطب جديد ایجاد کنید.
اگر میخواهید اعضا را از address book و یا Outlook contacts اضافه کنید در پنجره شناور باز شده روی نام مخاطب دابل کلیک کنید. مشاهده خواهید کرد که نام او به محل اعضا در پایین پنجره اضافه شده است. بعد از این که کار به اتمام رسید روی OK کلیک کنید. اگر یک مخاطب جديد را اضافه کردهاید، نام و آدرس ایمیل مربوط به او را نیز وارد کنید، بعد روی OK کلیک کنید.
بعد از اضافه کردن تمام اعضای مورد نظر خود به این گروه روی Save و سپس روی Close کلیک کنید.
از این پس میتوانید به سرعت یک ایمیل را به تمام اعضای موجود در این گروه مخاطبین ارسال کنید.