منبع : ماهنامه فورچون - آوريل 2006

اگر نگاهي به دفتر كار من بيندازيد، كاغذ چنداني در آن نمي‌يابيد. من روي ميز خود سه صفحه نمايش دارم كه به طور همزمان از يك كامپيوتر تغذيه مي‌شوند. اگر يك‌بار چنين كاري را تجربه‌ كنيد ديگر حاضر به رها كردنش نيستيد. چراكه تاثير مستقيمي بر ميزان بهره‌وري و بازدهي دارد.

صفحه نمايش سمت‌چپي فهرست ايميل‌هاي مرا نشان مي‌دهد. صفحه مركزي معمولا براي ايميلي است كه در حال خواندن و بررسي آن هستم و نهايتا مرورگر من در صفحه دست راستي نمايش داده مي‌شود. اين چيدمان مرا به خواندن و مرور سريع كارها قادر مي‌سازد و كمك مي‌كند رخدادهاي جديدي را كه در هنگام  كاركردن من رخ مي‌دهد ببينم يا لينك‌هاي مرتبط با ايميل‌ها را در اختيارم مي‌گذارد.

در مايكروسافت كاربرد ايميل‌ بيشتر از ديگر رسانه‌هاي ارتباطي مانند تماس‌هاي تلفني، اسناد، وبلاگ‌ها، تابلو‌هاي اعلانات و يا حتي جلسات است؛ در واقع پيام‌هاي صوتي و فاكس‌ها در صندوق ايميل‌هاي ما رد و بدل مي‌شوند.
من روزانه حدود يكصد ايميل دريافت مي‌كنم كه البته براي حفظ اين ميزان ناچار به پالايش و فيلتركردن پيام‌ها شده‌ايم؛ تنها ايميل‌هايي مستقيما به دست من مي‌رسند كه قبلا با آن‌ها مكاتبه كرده باشم و اين شامل هركسي از مايكروسافت، اينتل، اچ‌پي و همه شركت‌هاي همراه و تمام افرادي مي‌شود كه من آن‌ها را مي‌شناسم. من هميشه فهرستي كه دستيارم از ايميل‌هاي ديگر تهيه مي‌كند را ملاحظه مي‌كنم كه معمولا افراد ناشناس يا شركت‌هايي هستند كه در فهرست مجاز من جايي نداشته‌اند.

بدين صورت متوجه مي‌شوم كه چه‌ كساني لب به تحسين ما گشوده‌اند، از چه‌چيزي شكايت داشته‌اند و در چه موردي پرسش مطرح نموده‌اند.اكنون ما به نقطه‌اي رسيده‌ايم كه چالشمان ديگر چگونگي برقراري ارتباط موثر با ايميل‌ها نيست، بلكه اطمينان از آن است كه وقت گرانبها صرف بااهميت‌ترين ايميل‌ها شود. من از ابزارهايي نظيرin-box rules استفاده مي‌كنم و با كمك آن پوشه‌ها را به دنبال پيام‌هاي علامت‌گذاري شده و يا گروه‌بندي شده مي‌كاوم كه اين كار براساس محتوا و اهميت پيام‌ها انجام مي‌گيرد.

من فهرست‌هاي چندان شلوغي ندارم. در عوض از پوشه‌هاي ايميل،  دسكتاپ و تقويم آنلاين خود استفاده مي‌كنم. بنابراين زماني كه سر ميزم مي‌روم، به راحتي مي‌توانم روي ايميل‌هايي تمركز كنم كه قبلا آن‌ها را علامت‌گذاري نموده‌ام و يا پوشه‌هايي را بررسي نمايم كه حاوي پروژه‌هاي خاص و يا وبلاگ‌هاي ويژه هستند.
آوت‌لوك نيز بخش تذكر دهنده‌اي دارد كه در صورت دريافت ايميل‌هاي جديد، پنجره كوچكي را در گوشه پاييني سمت راست نمايش مي‌دهد. ما اسمش را گذاشته‌ايم.

من به صورت مرتب آن را كنار مي‌زنم؛ مگر اين‌كه عنواني با اولويت بالا به چشمم بخورد.يكي از نتايج آن تداوم تمركز است. اين مشكل ناشي از ازدياد اطلاعات است. مشكل ديگر كمبود اطلاعات است. غرق شدن در اطلاعات به اين معني نيست كه ما اطلاعات صحيح را در اختيار داريم يا با اشخاص درستي سر و كار پيدا مي‌كنيم.من با SharePoint به سراغ اين قبيل موضوعات مي‌روم كه در واقع ابزاري است براي ايجاد وب‌سايت‌هايي براي جلب همكاري مشترك در مورد پروژه‌هاي خاص. اين سايت‌ها مي‌توانند حاوي طرح‌ها، برنامه‌ريزي‌ها، صفحات بحث و گفتمان، و يا هرنوع اطلاعات ديگر باشند.

همين الان من خود را آماده تينك‌ويك (هفته تفكر) مي‌كنم. در ماه مه، من به مدت يك‌هفته خلوت مي‌كنم و به مطالعه حدود يكصد مقاله‌اي روي‌ مي‌آورم كه كاركنان مايكروسافت نوشته‌اند. نويسندگان آن‌ها نيز اغلب در كار تحقيق و آزمايش پيامدهاي مربوط به شركت و آينده فناوري هستند. دوازده سال است كه من به اين روند ادامه مي‌دهم. روال من در اين هفته تماما خواندن و اظهارنظر در مورد مقالات است. امروزه تمام اين روند صورت ديجيتال به خودگرفته و درهاي آن به‌روي تمام كاركنان شركت باز است تا بخت خويش را در اين ميدان بيازمايند. ديگر در انتخاب مقالات مفيد و درست بسيار چيره‌دست شده‌ام و مي‌توانم نظرات خود را به صورت الكترونيكي در همان زمان به اطلاع افراد برسانم.

بيش از پنجاه‌هزار نفر در مايكروسافت مشغول به كارند. لذا گاهي از خود مي‌پرسم:" آينده سيستم پرداخت الكترونيكي چه خواهد بود؟" يا " چطور مي‌توان راهي براي ضبط خاطرات و حفظ آن‌ براي نسل‌هاي آينده يافت؟" من اين دست ايده‌ها يا هر فكر بكر ديگري را يادداشت مي‌كنم. سپس افراد خاصي مي‌توانند نظري به آن‌ها بيندازند و بگويند:" نه تو اشتباه مي‌كني" يا " فكرش را كرده‌اي كه اين كار در جاهاي ديگر چگونه انجام مي‌شود؟"

SharePoint كه مرا با دورترين افراد اين سازمان مرتبط مي‌سازد، بيشتر به اَبَر وب‌سايتي مي‌ماند كه امكان ويرايش و بحث را با افراد بسياري، فراتر از روال محدود ارسال ايميل فراهم مي‌آورد و چنانچه چيز جديدي در محدوده‌هاي مورد علاقه‌ شما قرار داده شود، بلافاصله شما را در جريان مي‌گذارد.

در دفتر كار بيل گيتس

سخت‌افزار

كامپيوتر روميزي دل و Tablet PC با سيستم‌عامل ويندوز اكس‌پي

سه مانيتور 21 اينچي NEC

ماوس بي‌سيم مايكروسافت

دوربين Logitech براي كنفرانس‌هاي ويديويي

نرم‌افزار (همگي محصول مايكروسافت)

آوت‌لوك براي ايميل‌ها و تقويم

SharePoint براي كارهاي مشترك با ديگران

OneNote براي يادداشت‌برداري

Communicator براي پيام‌رساني فوري، تلفن زدن و بقيه كارها

كاغذ

وجود ندارد.

جستجوگر دسكتاپ، ابزار ديگري است كه تاثير شاياني در افزايش بهره‌وري من داشته ‌است و نحوه دستيابي من به اطلاعات موجود در كامپيوتر‌، سرورها و حتي اينترنت را به كلي دگرگون ساخته است. چراكه با وجود هاردديسك‌هاي بزرگ‌تر و افزايش پهناي‌باند، من اكنون چندين گيگابايت اطلاعات در قالب ايميل، اسناد، فايل‌هاي رسانه‌اي، پايگاه‌هاي داده و ... را روي كامپيوتر شخصي و سرورهايم دارم.