مهيار داعيالحق ماهنامه شبکه - خرداد ۱۳۸۵ شماره 65
اشاره :
آيا واقعاً هر شركتي كه در پيكره سازمان خود دست به استقرار سيستمهاي اطلاعاتي كامپيوتري بزند، لزوماً يك سازمان موفق و مدرن شناخته ميشود؟
از سالها پيش تاكنون بسياري از سازمانها و شركتهاي دولتي و غيردولتي عزم خود را براي استفاده از سيستمهاي اتوماسيون اداري نشان دادهاند. انقلاب صنعتي و پس از آن انقلابي كه با نام فناوري اطلاعات خود را به جامعه انساني تحميل نمود، جاي درنگي را براي اين سازمانها در رساندن خود به قطار استفاده از مزاياي فناوري اطلاعات باقي نگذاشت. قاعدتاً سازمانهايي كه مشتريان بيشتري داشتند، زودتر از بقيه ضرورت استفاده از اين فناوري را درك كردند و به سوي آن شتافتند. شايد سازمانهايي كه متولي خدمات عمومي شهري بودند، اولين نهادهايي باشند كه نفس اين موضوع را پذيرفتند و تلاش نمودند بنيان خود را براساس آن پايهريزي نمايند. سازمانهايي كه متصدي خدماتي چون مخابرات، برق، آب يا امثال آن بودند، راهحل برآمدن از پسِ مشكلات مربوط به انبوه مشتريان و حساب و كتابهاي مالي مربوط به آنها را در دستيابي به فناوري اطلاعات يافتند.
بانكها و مؤسسات مالي نيز كه حجم ثبت فرايندهاي مالي و يافتن آنها در زمان لازم، تمام توان و نيروي انسانيشان را اشغال كرده بود و حتي فضاي زيادي از مكان فيزيكي فعاليتشان را جهت بايگاني، بهخود اختصاص داده بود دريافتند كه راهحل فائق آمدن بر اين نوع معضلات، كوچ به سوي فناوري جديدي است كه ميتواند اطلاعات مورد نياز و فرايندهاي تجاريشان را در ظرف چند ثانيه روي رسانه كوچك و كم حجمي ذخيره و بازيابي كند.
بنابراين با اين كار به دو هدف خود، يعني رفع مشكل سنتي زمان و مكان در مراودات روزمره سازمان دست يافتند. اما اين انتهاي داستان نبود؛ چرا كه بسياري از مؤسسات اداري يا تجاري ديگر نيز با گسترش روزافزون نيروها و منابع مورد استفاده خود، نياز به داشتن سيستمهاي اطلاعاتي را دريافتند. از سوي ديگر با گسترش علوم و فنون مربوط به اين حوزه در داخل كشور، داشتن سيستمهاي اطلاعاتي نه تنها براي ثبت خودكار و سريع اطلاعات، بلكه براي هدف مهمتري چون تجزيه و تحليل اطلاعات به وسيله گزارشها و آمارهاي ارائه شده توسط سيستم، نيز مسجل شد.
بدينسبب ميل به استفاده از اين سيستمها كمكم در شركتها و بنگاههاي تجاري كوچك نيز افزايش يافت. بهطوري كه امروزه هيچ مؤسسه يا نهادي را بدون داشتن سيستمهاي اطلاعاتي كامپيوتري، يك مؤسسه موفق و مدرن قلمداد نميكنيم. اما آيا واقعاً هر شركتي كه در پيكره سازمان خود دست به استقرار اين سيستمها بزند، لزوماً يك سازمان موفق و مدرن شناخته ميشود؟ به نظر من جواب كاملاً منفي است.
در واقع از اين نظر سازمانها را ميتوان به سه دسته تقسيم كرد: دسته اول سازمانهايي كه نياز به داشتن سيستم را درك كردهاند، اما به دليلي قادر به برپايي آن در سازمان خود نيستند. دوم آنهايي كه به ضرب و زور جو حاكم بر روابطشان با محيط خارج، برخلاف ميل و آگاهي باطني خود مجبور به پذيرش سيستم در سازمان شدهاند و دسته سوم آنهايي كه به هر دليل به سيستم روي آوردهاند و در كارشان هم به هر شكل موفق بودهاند.
بنابراين دو دسته اول را ميتوان به نوعي جزء سازمانهاي سيستمناپذير به حساب آورد كه شايد حتي بهرغم تمايل يا تعاملشان با سيستم، هنوز نتوانستهاند به استفاده مطلوب از آن دست يابند. از آنجا كه امروزه كمتر فردي را ميتوان يافت كه با كامپيوتر و مسائل مربوط به آن ناآشنا باشد، دليل سيستمناپذيري سازمانها را ميتوان در عامل ديگري جستوجو كرد. به نظر من مهمترين عاملي كه در رسيدنِ شركتها به موقعيت بهرهبرداري مناسب از سيستم نقش بازدارنده دارد، انضباط اداري است كه مسئول مستقيم آن هم <مدير سازمان> است! اجازه دهيد مسئله را كمي سادهتر كنيم. زماني كه كسي از حساب و كتاب سررشتهاي ندارد، يا از اهميت آن ناآگاه است، استفاده از چرتكه، دفتر و قلم، يا ماشينحساب كه ابزارهاي حساب و كتاب هستند هم برايش چندان تفاوتي ندارد؛ چرا كه اين ابزارها براي رسيدن به هدفي مؤثرند كه اصولاً اين شخص ميانهاي با آن ندارد. همين مسئله در سطح يك سازمان بزرگتر نيز قابل تعميم است.
يك سيستم كامپيوتري زماني ميتواند راهگشاي يك سازمان باشد كه آن سازمان حداقل از لحاظ ساختار سنتي و به قولي <سيستم دستي> مشكلي نداشته باشد. اگر وظيفه و اختيارات افراد شاغل در سازمان به درستي به آنها تفهيم نشده باشد يا روابط ميان آنها و كارهاي روزمره يا امور خاص از آغاز تا پايان به درستي توسط مديريت تبيين نشده باشد، هيچگاه آن سازمان به نظم و ساختار منظم و سيستمي نزديك نميشود.
حتي بسياري از شركتهايي كه با تلاش بسيار ساختار خود را با استفاده از چارتهاي سازماني متداول و استاندارد بنا كردهاند، براي رسيدن به وضعيت مبتني بر سيستم، در ابتداي راه قرار دارند؛ چرا كه مرحله مهمتري پيش رودارند و آن همان برقراري جريان كاري (workflow) مناسب و از پيش تعيينشده ميان مناصب مختلف شغلي در سطح آن سازمان است. در اين وضعيت هر اقدام ديگري چون استخدام يا جايگزيني كاركنان، در نظر گرفتن ملاحظات مالي جديد، وضع قوانين داخلي بيپايه و اصطلاحاً <مندرآوري> و امثال آن، نهتنها مشكل را حل نميكند بلكه موجب بينظمي بيشتر در سطح سازمان ميشود. راهحل اين معضل در تزريق روحيه و نگرش جديد سيستمي در ذهن مدير ارشد سازمان است.
